Controlling A Stage (CS)

Der Prozess Steuern einer Phase beschreibt die Aktivitäten des „Daily Business“, das Tagesgeschäft des Projektmanagers. Hierbei geht es neben der Steuerung aller geplanten Tätigkeiten auch und vor allem um den Umgang mit ungeplanten Ereignissen, wie Änderungen, Risiken oder offenen Punkten.

Die Aufgaben des Projektmanager sind im Einzelnen:

Arbeitspaket freigeben

Wurde der aktuelle Phasen- oder Ausnahmeplan durch den Lenkungsausschuss freigegeben, gehört es zu den ersten Aktivitäten des Projektmanagers, ein oder mehrere Arbeitspakete an den Teammanager zu übergeben. Diese Freigabe kann als Vereinbarung zwischen dem Projektmanager und dem jeweiligen Teammanager angesehen werden, der beide Seiten zustimmen müssen.

Das Arbeitspaket kann auch einem rechtlich bindenden Vertrag entsprechen, wenn es sich z.B. um einen externen Lieferanten handelt. In jedem Fall beschreibt ein Arbeitspaket die notwendigen Arbeiten und Abhängigkeiten, die für die Produkterstellung notwendig sind und beachtet werden müssen. Die Produktbeschreibung ist Bestandteil des Arbeitspakets.

Arbeitspakete können auch nach der Prüfung des Phasenstatus oder als Korrekturmaßnahme, als Reaktion auf einen Offenen Punkt oder ein Risiko freigegeben werden.

Generell muss der Projektmanager in dieser Aktivität die Projektleitdokumentation beachten und sicherstellen, dass der Phasenplan eingehalten wird. Ebenso zählt es zu den Aufgaben des Projektmanagers, die Toleranzen mit dem Teammanager zu vereinbaren, den Teamplan zu prüfen sowie die Konfigurationsdatensätze, das Register offener Punkte und/oder das Risikoregister zu aktualisieren.

Aktivität Arbeitspaket freigeben
Ereignis Freigabe der Phase, Ausnahmeplan genehmigt, Freigabe der Lieferung eines Arbeitspakets
Input Phasenplan und Produktbeschreibungen, Projektleitdokumentation (Qualitätsmanagementstrategie, Konfigurationsmanagementstrategie, Projektsteuerungsmittel), Teamplan, Korrekturmaßnahme, neues Arbeitspaket
Erstellen Arbeitspakete
Aktualisieren Phasenplan, Konfigurationsdatensätze, Qualitätsregister, Risikoregister, Register offener Punkte

Status eines Arbeitspakets prüfen

Der Projektmanager hat im Arbeitspaket definiert, in welchen Abständen er über den Fortschritt des Status des Arbeitspakets informiert werden möchte. Diese Informationen werden dem Projektmanager mit dem Teamstatusbericht mitgeteilt. Auf Grundlage dieser Informationen aktualisiert der Projektmanager dann ggf. den Phasenplan sowie das Risikoregister und/oder das Register offener Punkte.

Abweichungen von den Arbeitspakettoleranzen meldet der Teammanager als offenen Punkt.

Aktivität Status eines Arbeitspakets prüfen
Input Phasenplan, Arbeitspakete, Teamstatusberichte, Qualitätsregister, Teamplan, Risikoregister
Aktualisieren Phasenplan, Konfigurationsdatensätze, Risikoregister, Register offener Punkte, Arbeitspaket

Abgeschlossene Arbeitspakete entgegennehmen

Wenn die Arbeiten des Teams abgeschlossen sind und die Qualitätsprüfung und ggf. auch eine Abnahme des oder der Produkte erfolgt sind, wird das Arbeitspaket vom Projektmanager entgegengenommen.

Der Projektmanager prüft in diesem Zusammenhang, ob die Produkte wie im Arbeitspaket vereinbart abgeliefert wurden und die entsprechende Aktualisierung der Konfigurationsdatensätze durch das Konfigurationsmanagement erfolgt ist.

Im Anschluss aktualisiert der Projektmanager den Phasenplan.

Aktivität Abgeschlossene Arbeitspakete entgegennehmen
Ereignis Abgeschlossenes Arbeitspaket
Input Phasenplan, Qualitätsregister, Konfigurationsdatensätze
Aktualisieren Konfigurationsdatensätze, Phasenplan

Phasenstatus prüfen

Die zentrale und auch vielschichtigste Aktivität des Prozesses Steuern einer Phase ist die Aktivität „Phasenstatus prüfen“. Der Projektmanager prüft im Rahmen dieser Aktivität den Projektfortschritt anhand des Phasenplans und greift ggf. steuernd ein.

Um die aktuelle Projektsituation richtig bewerten zu können, ist es notwendig, dass immer auch der Business Case und die Projekttoleranzen in die Betrachtungen einbezogen werden. Abhängig vom Input/Trigger für diese Aktivität kann der Projektmanager nach dieser Aktivität entweder eine Korrekturmaßnahme einleiten, ein Risiko oder einen offenen Punkt eskalieren, über den Projektstatus berichten, eine Weisung beim Lenkungsausschuss anfordern oder schlicht das nächste Arbeitspaket freigeben.

Wenn wesentliche Erfahrungen gemacht werden, wird das Erfahrungsprotokoll entsprechend aktualisiert.

Aktivität Phasenstatus prüfen
Ereignis Ratschläge des Lenkungsausschusses , Erreichen des Phasenübergangs, Erreichen des Projektendes, Weisungsanfrage
Input Phasenplan, Qualitätsregister, Produktstatusauskunft, Teamstatusbericht, Register offener Punkte, Risikoregister, Projektleitdokumentation (Business Case, Projektplan), Korrekturmaßnahme
Aktualisieren Risikoregister, Register offener Punkte, Phasenplan, Erfahrungsprotokoll, Offener-Punkt-Bericht
Output Korrekturmaßnahme, drohende Toleranzüberschreitung, neues Arbeitspaket

Über Projektstatus berichten

Der Projektmanager informiert den Lenkungsausschuss über den Status des Projekts, wie in der Kommunikationsmanagementstrategie beschrieben. Hierfür nutzt er den Projektstatusbericht, der an den Lenkungsausschuss gesendet wird. In diesem Bericht sind die wesentlichen Informationen aus den Teamstatusberichten, dem Risikoregister, dem Register offener Punkte, dem Qualitätsregister und dem Erfahrungsprotokoll zusammengefasst.

Abhängig davon, wie es in der Kommunikationsmanagementstrategie vereinbart ist, kann der Projektstatusbericht auch mündlich abgegeben werden. Das ist allerdings sehr stark vom Projektumfeld und vom Vertrauensverhältnis zwischen Projektmanager und Auftraggeber abhängig.

Aktivität Über Projektstatus berichten
Input Teamstatusberichte, Risikoregister, Register offener Punkte, Qualitätsregister, Erfahrungsprotokoll, Produktstatusauskunft, Phasenplan, Projekttagebuch, Projektstatusbericht (vorheriger Berichtszeitpunkt), Projektleitdokumentation (Kommunikationsmanagementstrategie)
Erstellen Projektstatusbericht

Offene Punkte und Risiken erfassen und untersuchen

Im Projektalltag können von allen Projektbeteiligten (auch außerhalb der Projektorganisation) offene Punkte oder Risiken eingereicht werden.

Der Projektmanager muss anhand der Informationen entscheiden, inwiefern der gemeldete offene Punkt informell oder formal behandelt wird. Jeder formal zu führende offene Punkt wird ins Register offener Punkte aufgenommen. Im Eskalationsfall sollte der offene Punkt in einem Offener-Punkt-Bericht dokumentiert werden. In diesem Bericht wird dann während der gesamten Bearbeitung fortlaufend der Entscheidungsstand dokumentiert. Informell behandelte offene Punkt können ins Projekttagebuch eingetragen werden. Wenn aus einem offenen Punkt ein Risiko für das Projekt resultiert, ist dieses in das Risikoregister einzutragen und gemäß dem definierten Risikomanagementverfahren zu bearbeiten.

Ergibt die Untersuchung des offenen Punktes oder des Risikos, dass die Phasentoleranzen gefährdet sind, muss im Rahmen der Aktivität „Offene Punkte oder Risiken eskalieren“ ein Ausnahmebericht erstellt und eskaliert werden.

Aktivität Offene Punkte und Risiken erfassen und untersuchen
Input Neuer offener Punkt, neues Risiko, Phasenplan, Projektleitdokumentation (Business Case, Projektplan, Kommunikationsmanagementstrategie, Konfigurationsmanagementstrategie)
Aktualisieren Projekttagebuch, Register offener Punkte, Risikoregister
Erstellen Offener-Punkt-Bericht
Ergebnis Weisungsanfrage

Offene Punkte und Risiken eskalieren

Sollten die Toleranzen der Phase gefährdet sein – die reine Vermutung ist hier schon ausreichend – muss der Projektmanager einen Ausnahmebericht an den Lenkungsausschuss eskalieren und verliert damit vorläufig das Mandat, das Projekt fortzuführen.

Der Projektmanager bestimmt anhand des Phasenplans die Abweichung und analysiert die voraussichtlichen Auswirkungen auf den Business Case. Zusätzlich identifiziert er Optionen, wie mit der Ausnahme umgegangen werden kann. Diese Optionen und die Empfehlung des Projektmanagers sind später Bestandteil des Ausnahmeplans.

Abschließend eskaliert der Projektmanager den Ausnahmebericht an den Lenkungsausschuss.

Der Ausnahmebericht kann in Einzelfällen nur an den Auftraggeber eskaliert werden, wenn das entsprechend in der Kommunikationsmanagementstrategie vereinbart wurde.

Aktivität Offene Punkte und Risiken eskalieren
Input Drohende Toleranzüberschreitung, Projektleitdokumentation (Business Case, Projektplan), Phasenplan, Offener-Punkt-Bericht, Register offener Punkte, Risikoregister
Ereignis Gemeldete Ausnahme
Erstellen Ausnahmebericht
Output oder Ergebnis Register offener Punkte, Risikoregister, Offener-Punkt-Bericht

Korrekturmaßnahmen einleiten

Korrekturmaßnahmen sind Aktivitäten, die (potentielle) Abweichungen vom Phasenplan verhindern bzw. minimieren sollen. Die Korrekturmaßnahmen werden durch den Projektmanager gewählt und in Form eines Arbeitspakets an den verantwortlichen Teammanager weitergegeben.

Anschließend aktualisiert der Projektmanager das Register offener Punkte, den Offener-Punkt-Bericht und den Konfigurationsdatensatz des oder der betroffenen Produkte.

Korrekturmaßnahmen dürfen nur dann durch den Projektmanager veranlasst werden, wenn diese nicht zu einer Toleranzüberschreitung führen. Andernfalls muss sofort eine Ausnahme an den Lenkungsausschuss eskaliert werden.

Aktivität Korrekturmaßnahmen einleiten
Input Projekttagebuch, Register offener Punkte, Risikoregister, Offener-Punkt-Bericht, Phasenplan, Konfigurationsdatensätze
Ereignis Korrekturmaßnahme
Aktualisieren Projekttagebuch, Register offener Punkte, Risikoregister, Offener-Punkt-Bericht, Phasenplan, Konfigurationsdatensätze

Die anderen 6 Prozesse