Closing A Project (CP)

Viele Projekte haben keinen ordentlichen formalen Abschluss. Noch nicht abgeschlossene Aufgaben bleiben unerledigt, da z.B. die Projektressourcen bereits mit anderen Dingen beschäftigt sind.

Die Aktivitäten innerhalb des Prozesses Abschließen eines Projekts sollen genau dies verhindern. PRINCE2 sieht ein Projekt auch dann als erfolgreich an, wenn es vorzeitig abgeschlossen wurde. Wichtig ist nur, dass alle Aktivitäten aus diesem Prozess erfolgreich durchgeführt wurden. Denn es ist tatsächlich auch ein Erfolg, wenn auf Basis vorhandener und oder neuer Informationen entschieden wird, ein Projekt vorzeitig zu beenden, wenn die geschäftliche Rechtfertigung nicht mehr gegeben ist. In der Realität wird genau das allerdings oft nicht getan.

Der Projektmanager lässt im Prozess Abschließen eines Projekts das Endprodukt oder die Endprodukte vom Kunden abnehmen und koordiniert anschließend die Übergabe der Verantwortung in die Linienorganisation. Eventuelle vorhandene Folgeaktion werden empfohlen und der Nutzenrevisionsplan ein letztes Mal aktualisiert. Der Projektmanager bewertet das Projekt und fasst die Ergebnisse im Projektabschlussbericht zusammen. Die Bewertung wird auf Grundlage der ursprünglichen Projektleitdokumentation und den tatsächlich erzielten Ergebnissen durchgeführt.

Die Projektleitdokumentation wird archiviert und dem Lenkungsausschuss die Freigabe des Projektabschlusses empfohlen.

Planmäßigen Abschluss vorbereiten

Bei dieser Aktivität prüft der Projektmanager auf Grundlage einer Produktstatusauskunft, ob wirklich alle Produkte mit den vereinbarten Qualitätskriterien geliefert wurden. Die Produktstatusauskunft wird beim Konfigurationsmanagement angefordert.

Anschließend prüft der Projektmanager, ob das Endprodukt den definierten Abnahmekriterien entspricht und organisiert gemeinsam mit der verantwortlichen Linienorganisation die Übergabe. Der Projektplan wird ein letztes Mal aktualisiert.

Aktivität Planmäßigen Abschluss vorbereiten
Ereignis Sich näherndes Projektende
Input Produktstatusauskunft, Projektleitdokumentation (Projektplan)
Aktualisieren Projektleitdokumentation (Projektplan)

Vorzeitigen Abschluss vorbereiten

Der Lenkungsausschuss kann zu jedem Zeitpunkt im Projekt den vorzeitigen Abschluss anweisen. Gründe hierfür können z.B. politische Veränderungen im Unternehmen oder Programm sein, Informationen die dazu führen, dass die geschäftliche Rechtfertigung nicht mehr gegeben ist oder auch neue Prioritäten innerhalb der Organisation.

Auch in diesem Fall prüft der Projektmanager anhand der Produktstatusauskunft, welche Produkte bereits hergestellt wurden bzw. noch fertiggestellt werden sollen, um ggf. einen Teilnutzen realisieren zu können. Die dabei entstehenden zusätzlichen Aufwände müssen vom Projektmanager bewertet werden.

Im Register Offener Punkte wird das vorzeitige Ende als offener Punkt dokumentiert. Der Projektplan wird aktualisiert und die Zustimmung von der Betriebs- und Wartungsumgebung eingeholt, die erstellten Produkte zu übergeben.

Aktivität Vorzeitigen Abschluss vorbereiten
Ereignis Vorzeitiger Abschluss
Input Produktstatusauskunft, Projektleitdokumentation (Projektplan)
Aktualisieren Register offener Punkte, Projektleitdokumentation (Projektplan)
Erstellen Einschätzung zusätzlicher Arbeitsaufwand

Produkte übergeben

Schließlich werden die (End-)Produkte an die Linienorganisation übergeben. Die Produkte werden nun anhand der dokumentierten Abnahmekriterien bewertet und vom Kunden abgenommen. In die Abnahme sollten auch Vertreter der Betriebs- und Wartungsumgebung einbezogen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Produkte zum jetzigen Zeitpunkt auch übernommen und betrieben werden können.

Der Nutzenrevisionsplan wird aktualisiert und eine Liste, die „Empfehlung für Folgeaktionen“ erstellt, die wichtige Aufgaben und Punkte für die Linienorganisation enthält. Die Konfigurationsdaten werden dem unternehmensweiten Konfigurationsmanagement zur Verfügung gestellt. Damit geht die Verantwortung für die Produkte vom Projekt auf die Linienorganisation über.

Aktivität Produkte übergeben
Input Register offener Punkte, Risikoregister, Projektleitdokumentation (Konfigurationsmanagementstrategie)
Erstellen (Teil des) Projektabschlussberichts (Empfehlung für Folgeaktionen)
Einholen Projektabnahmedokumentation
Aktualisieren Konfigurationsdatensätze, Nutzenrevisionsplan

Projekt bewerten

Der Projektmanager bewertet, inwiefern das Projekt erfolgreich durchgeführt wurde und Vereinbarungen und Standards eingehalten wurden. Hierbei werden vor allem die folgenden Fragen beantwortet:

Aus dem Erfahrungsprotokoll stellt der Projektmanager in Zusammenarbeit mit dem Projektmanagementteam einen Erfahrungsbericht zusammen, der Teil des Projektabschlussberichts wird. Dieser Erfahrungsbericht soll sicherstellen, dass die nächsten Projekte von den gemachten Erfahrungen profitieren.

Aktivität Projekt bewerten
Input Projektleitdokumentation, (Teil des) Projektabschlussberichts (Empfehlung für Folgeaktionen), Register offener Punkte, Risikoregister, Qualitätsregister, Erfahrungsprotokoll
Erstellen Projektabschlussbericht (Erfahrungsbericht)

Projektabschluss empfehlen

Sind alle Aktivitäten durchgeführt, sendet der Projektmanager, gemeinsam mit dem Projektabschlussbericht, die Empfehlung des Projektabschlusses an den Lenkungsausschuss.

In der Kommunikationsmanagementstrategie ist definiert, wer über das Projektende zu informieren ist. Dies erfolgt in einer allgemeinen Ankündigung des Projektabschlusses. Hier werden neben den allgemeinen Informationen zum Projekt auch formale Hinweise gegeben, z.B. bis wann noch Kosten gegen die Projektkostenstelle gebucht werden können. Die Ankündigung erfolgt durch den Lenkungsausschuss.

Abschließend werden das Register offener Punkte, das Risikoregister, das Qualitätsregister, das Projekttagebuch und das Erfahrungsprotokoll geschlossen und vom Konfigurationsmanagement archiviert.

Aktivität Projektabschluss empfehlen
Input Projektleitdokumentation (Kommunikationsmanagementstrategie)
Schließen Register offener Punkte, Risikoregister, Qualitätsregister, Projekttagebuch, Erfahrungsprotokoll, Entwurf der Ankündigung des Projektabschlusses
Ereignis Empfehlung des Projektabschlusses

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