PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) ist eine strukturierte Methode für effektives Projektmanagement und umfasst eine über Jahre bewährte Sammlung an Best Practices. Es stellt methodisches Vorgehensmodell dar, das sich auf das Management eines Projektes konzentriert und das dafür benötigte Wissen zusammenfasst. Die Herstellung der projektspezifischen Produkte wird in diesem Standard nicht abgedeckt.

Die erste Version erschien 1989. 1996 wurde PRINCE2 veröffentlicht. 2009 folgte PRINCE2:2009. Die aktuelle Version lautet PRINCE2 2017.

PRINCE2 setzt seinen Fokus auf eine fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung (abgebildet im Business Case) des Projekts, eine Organisationsstruktur mit definierten Rollen und Verantwortlichkeiten für das Projektmanagementteam, sowie eine deutliche Orientierung auf das zu liefernde Produkt des Projekts.

Die 4 Bausteine

PRINCE2 besteht aus vier Basis-Elementen:

  1. Grundprinzipien
  2. Themen
  3. Prozesse
  4. Anpassung von PRINCE2 an die Projektumgebung

Projektmanagement

Nach PRINCE2 ist Projektmanagement die Planung, Delegierung, Überwachung und Steuerung einer zeitlich befristeten Organisation mit dem Ziel, ein oder mehrere Produkte gemäß einem vereinbarten Business Case zu liefern. Dazu gehören die Motivation der Beteiligten und das Erreichen der Projektziele innerhalb der Leistungsziele für Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Nutzen und Risiken.

Kernaktivitäten

Folgende vier Kernaktivitäten gilt es zu beherrschen:

  • Planen: Um alle notwendigen Aktivitäten steuern und überwachen zu können, braucht es einen Plan, der aufzeigt, welche Produkte erstellt werden müssen und welche Aktivitäten wann durchzuführen sind. Der Plan ist zugleich zentrale Stütze der projektinternen Kommunikation.
  • Delegieren: Projektmanagement beinhaltet nicht die Erstellung der notwendigen Produkte – auch wenn der Projektmanager die Fähigkeit dazu besitzt – sondern das Management einer Organisation. Das heißt, anstehende Arbeiten zu delegieren, und zwar gemäß PRINCE2 in Form von Arbeitspaketen, welche der Projektmanager mit dem Teammanagement vereinbart.
  • Überwachen: Es müssen die mit dem Teammanagement vereinbarten Arbeitspakete überwacht werden. Die Überwachung des Plans mit den tatsächlichen Entwicklungen – der Soll-Ist-Vergleich – ist ein wichtiges Werkzeug, um ein Projekt steuern zu können.
  • Steuern: Dieser Begriff wird häufig missverstanden und fälschlicherweise mit dem Begriff „Lenken“ gleichgesetzt. Lenken meint jedoch „Richtung vorgeben“ oder „Kurs setzen“. Der Lenkungsausschuss lenkt das Projekt. Er gibt vor, was vom Projekt zu liefern ist. Der Projektmanager steuert das Projekt; er versucht den gesetzten Kurs einzuhalten. Anhand dieser feinen, aber wichtigen Abgrenzung wird der Unterschied zwischen der Ergebnisverantwortung (engl. “accountability“) und Durchführungsverantwortung (engl. “responsibility“) deutlich. Der Projektmanager verantwortet die Durchführung des Projekts gemäß dem Business Case, während der Lenkungsausschuss die Ergebnisverantwortung hat. Das bedeutet, „Steuern“ bezieht sich darauf, Entscheidungen anhand vorhandener Informationen zu treffen – z.B. ob das Projekt noch auf Kurs ist oder nicht.

Projektdimensionen

Der Projektmanagementzyklus bezieht sich auf sechs variable Größen, den Projektdimensionen:

  • Zeit: Geplanter Start- und Endtermin des Projekts.
  • Kosten: Effiziente Durchführung des Projekts unter Einhaltung des Budgets (und eventuelle Aufdeckung von Chancen zur Kosteneinsparung).
  • Qualität: „Fit for purpose“ – Eignung der Produkte des Projekts, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
  • Risiken: Managen aller Chancen und Bedrohungen.
  • Umfang: Sicherstellen, dass bei allen Stakeholdern das gleiche Verständnis in Bezug auf den Umfang des Projekts existiert und dieser Umfang nicht schleichend erweitert wird (scope creep).
  • Nutzen: Projektergebnisse müssen geeignet sein, den angestrebten Nutzen zu erreichen.

Die sechs Dimensionen werden von der Kundenseite definiert und bilden die Basis für die Vereinbarung zwischen Lenkungsausschuss und Projektmanager. Jede Dimension hat direkten Einfluss auf das Ergebnis des Projekts. Der Projektmanager ist im Rahmen der Durchführung des Projekts für die Einhaltung der sechs Dimensionen verantwortlich. Abweichung außerhalb definierter Parameter müssen dem Lenkungsausschuss gemeldet werden. Er entscheidet über das weitere Vorgehen, denn er ist ergebnisverantwortlich.

Vorteile

Ein wesentlicher Vorteil von PRINCE2 ist, dass durch eine Standardisierung des Projektvorgehens eine effizientere Durchführung des Projektes ermöglich wird. Eine einheitliche Sprache zwischen Lieferanten und Kunden und ein schnell zu adaptierendes Vorgehensmodell ist oftmals der Schlüssel zum Erfolg. Lieferanten und Kunden verständigen sich zu Projektbeginn auf einen gemeinsamen Standard und ermöglichen so den reibungslosen Projektstart und die Durchführung.

Ein weiterer entscheidender Vorteil von PRINCE2 ist die Tatsache, dass es für Projekte jeder Art und Größe angepasst werden kann. Voraussetzung hierfür ist, dass sowohl die Prozesse als auch die Themen vor Projektbeginn an die jeweilige Projektumgebung angepasst werden. Hierbei ist besonders zu beachten, dass alle der sieben Grundprinzipien eingehalten werden.

Die PRINCE2-Methode für Projektmanagement ist nicht singulär zu sehen, sondern als Teil der Best Management Practices. Dieses Zusammenspiel der verschiedenen Best Practices, wie Managing Successful Programmes (MSP), Portfolio, Programme & Project Offices (P3O), Management of Portfolios (MoP) und Management of Risk (M_o_R), ergibt ein ganzheitliches Bild und stellt einen wesentlichen Erfolgsfaktor von PRINCE2 dar.

Seminar- und Qualifizierungsschema

Für die Projektmanagement Methode PRINCE2 gibt es folgende Seminare und Qualifizierungen.

PRINCE2 Foundation

In der zwei- bzw. dreitägigen Foundation-Ausbildung werden die Grundlagen der Projektmanagementmethode PRINCE2 vermittelt. Die Ausbildung zur PRINCE2 Foundation wird mit einer Zertifizierungsprüfung abgeschlossen. Diese umfasst 75 Fragen im Multiple-Choice-Stil und dauert 60 Minuten.

PRINCE2 Practitioner

In der dreitägigen Practitioner-Ausbildung werden die Grundsätze, Themen und Prozesse der PRINCE2-Projektmanagementmethode in aller Tiefe ausgearbeitet. Die Inhalte der PRINCE2-Projektmanagementmethode werden hierzu in Gruppenarbeiten anhand einer Praxissituation (Fallstudie) durch die Kursteilnehmer erarbeitet. Dazu findet als Abschluss eine zweieinhalbstündige Prüfung statt, die auf einer Praxissituation beruht (Fallstudie). Die erfolgreich abgeschlossene Foundation-Ausbildung ist hierfür Grundlage.

PRINCE2 Professional

Im Unterschied zur PRINCE2 Foundation und Practitioner Ausbildung wird der PRINCE2 Professional nicht als klassisches Seminar durchgeführt. An Stelle eines klassischen Trainings nehmen die Teilnehmer an einem 2,5 Tage andauernden Assessment Center teil. Innerhalb dieser 2,5 Tage wird jeder Teilnehmer von mehreren Assessoren bei der Arbeit begutachtet, die sich ein umfangreiches Bild über die Fähigkeiten und Erfahrungen machen. Die Teilnehmer werden dazu bei Gruppenarbeiten beobachtet, zu ihren Tätigkeiten befragt und in einem persönlichen Interview „auf den Zahn“ gefühlt. Basis der Arbeiten ist eine praxisnahe Fallstudie. Neben methodischen Erfahrungen in der Anwendung von PRINCE2 gehen auch Faktoren wie Teamfähigkeit, Selbstorganisation und Zeitmanagement in die Bewertung ein. Um an einem PRINCE2 Professional Assessment Center teilnehmen zu können, ist das Vorhandensein einer aktuellen PRINCE2 Practitioner Zertifizierung zwingend Voraussetzung.