Directing A Project (DP)

Der Prozess Lenken eines Projekts (Directing a Project DP) beschreibt die Aktivitäten des Lenkungsausschusses über die gesamte Projektlaufzeit hinweg. Diese Aktivitäten sind im Wesentlichen Entscheidungen, die der Lenkungsausschuss als Eigentümer des Projekts im Projektverlauf trifft. Alle anderen Aktivitäten werden an die übrigen Projektbeteiligten (vor allem an den Projektmanager) delegiert.

Grundsätzlich hat der Lenkungsausschuss die Aufgabe, die erwarteten Projektergebnisse zu definieren, notwendige Ressourcen bereitzustellen, Risiken auf Lenkungsebene zu managen, über Änderungen zu entscheiden, über die Fortführung oder den vorzeitigen Abschluss des Projekts zu entscheiden, das Projekt nach außen hin zu vertreten (Stakeholdermanagement) und, wenn nötig, Ad-Hoc-Anweisung zu geben.

Dieser Prozess basiert auf dem Prinzip Steuern nach dem Ausnahmeprinzip. Im Idealfall kommt der Lenkungsausschuss nicht in einem fixen zeitlichen Turnus zusammen, sondern reagiert auf eingetretene Ereignisse, wie das Phasenende oder eine etwaige Ausnahmesituation. In diesen Fällen entscheidet der Lenkungsausschuss stets auf Basis gesicherter Informationen u.a. aus den Managementprodukten Business Case, Risikoregister und den Plänen, ob das Projekt fortgeführt wird oder vorzeitig beendet wird.

Initiierung freigeben

Aus Vorbereiten eines Projekts werden dem Lenkungsausschuss die Projektbeschreibung und der Phasenplan für die Projektinitiierung vorgelegt. Die vorgelegten Informationen werden bewertet und die Frage beantwortet, ob ausreichend Mittel für das Projekt vorhanden sind und die analysierte Risikosituation vertretbar ist. Anschließend wird die Projektbeschreibung und der Phasenplan für die Initiierung genehmigt und die Organisation über den Start des Projekts informiert.

Mit der Entscheidung die Initiierung freizugeben, werden die notwendigen Ressourcen bereitgestellt und der Projektmanager erhält die Freigabe für die Projektinitiierung. Mit dieser Entscheidung beginnt die eigentliche Projektlaufzeit.

Aktivität Initiierung freigeben
Ereignis Antrag auf Projektinitiierung, Freigabe der Projektinitiierung, Ankündigung der Initiierung
Input Projektbeschreibung, Phasenplan (für die Initiierungsphase)
Genehmigen Projektbeschreibung, Phasenplan

Projekt freigeben

Am Ende der Projektinitiierung wird dem Lenkungsausschuss die Projektleitdokumentation vorgelegt, in der alle wesentlichen Fragen zum Projekt beantwortet sein sollten. Die Projektleitdokumentation enthält folgende Punkte:

Zusätzlich zur Projektleitdokumentation muss auch dem Nutzenrevisionsplan zugestimmt werden, der beschreibt, wann und mit welchem Aufwand Nutzenrevisionsplan durchgeführt werden.

Parallel zu der Entscheidung das Projekt freizugeben, entscheidet der Lenkungsausschuss über die Freigabe der nachfolgenden Phase, da der Projektmanager neben der Projektleitdokumentation auch den Phasenplan für die nächste Phase einreicht. D.h. die Aktivität „Projekt freigeben“ und „Phasen- (oder Ausnahmeplan) freigeben“ finden im Anschluss an die Projektinitiierung gleichzeitig statt.

Der Lenkungsausschuss bewertet die Projektleitdokumentation und wird im Falle einer Freigabe die Organisation sowie sonstige Stakeholder darüber informieren.

Aktivität Projekt freigeben
Ereignis Antrag auf Ausführung des Projekts, Ankündigung der Projektfreigabe, Vorzeitiger Abschluss
Input Erfahrungsprotokoll, Projektleitdokumentation, Nutzenrevisionsplan
Genehmigen Projektleitdokumentation, Nutzenrevisionsplan

Phasen- oder Ausnahmeplan freigeben

Zum Ende einer Managementphase legt der Projektmanager dem Lenkungsausschuss den Phasenabschlussbericht, den Phasenplan für die nächste Phase bzw. den Ausnahmeplan sowie den Nutzenrevisionsplan und die aktualisierte Projektleitdokumentation vor. Der Lenkungsausschuss wird die vorhandenen Informationen im Rahmen einer formalen Phasenabschlussbewertung prüfen und die nächste Phase freigeben oder das Projekt vorzeitig beenden. In einigen Fällen kann der Lenkungsausschuss vor einer entsprechenden Entscheidung auch noch zusätzliche Informationen anfordern.

Hat der Projektmanager während der Phase einen Ausnahmebericht an den Lenkungsausschuss eskaliert, ist es möglich, dass der Lenkungsausschuss per Ad-Hoc-Anweisung einen Ausnahmeplan vom Projektmanager anfordert. Dieser wird vom Lenkungsausschuss im Rahmen einer Ausnahmebewertung geprüft und im Idealfall freigegeben. Mit der Freigabe wird aus dem Ausnahmeplan der Phasenplan der nächsten Phase.

Folgende Aktivitäten werden empfohlen bzw. sind möglich:

Aktivität Phasen- oder Ausnahmeplan freigeben
Ereignis Antrag auf Genehmigung eines Ausnahmeplans, Antrag auf Genehmigung des nächsten Phasenplans, Freigabe der Phase, vorzeitiger Abschluss, Freigabe des Ausnahmeplans
Input Phasenabschlussbericht (Erfahrungsbericht, Empfehlung für Folgeaktionen), Phasenplan, Ausnahmeplan, Nutzenrevisionsplan, Projektleitdokumentation
Genehmigen Projektleitdokumentation (falls aktualisiert), Phasenabschlussbericht (Erfahrungsbericht, Empfehlung für Folgeaktionen), Phasenplan, Nutzenrevisionsplan

Ad-hoc-Anweisungen geben

Diese Aktivität bildet die Schnittstelle zu allen anderen Prozessaktivitäten des Projektmanagers während der Phase. Jede Art von Anfrage, Berichterstattung oder Eskalation wird prozessual durch „Ad-hoc-Anweisung geben“ beantwortet. Der Lenkungsausschuss kann jederzeit das Unternehmens- oder Programmmanagement um Rat fragen oder eine Weisung einholen oder auch entsprechende Weisungen an den Projektmanager geben.

Der Projektmanager berichtet in den vereinbarten, regelmäßigen Abständen über den Projektfortschritt in Form des Projektstatusberichts an den Lenkungsausschuss. Dieser kann – falls nötig – auf den Bericht in Form einer Ad-hoc-Anweisung reagieren.

Sollte der Projektmanager einen Ausnahmebericht eskalieren, hat der Lenkungsausschuss im Rahmen der Aktivität „Ad-Hoc-Anweisung geben“ fünf Reaktionsmöglichkeiten:

  • Anfordern eines Ausnahmeberichts, der die Ausnahme in einem neuen Phasenplan einplant
  • Weisung das Projekt vorzeitig zu beenden
  • Erweiterung der Phasentoleranzen und/oder Projekttoleranzen (nur mit Genehmigung durch das Unternehmens- bzw. Programmmanagement)
  • Weisung mit dem Projekt vorerst fortzufahren und weitere Informationen abzuwarten
  • Zugestehen der qualitativen Toleranzverletzung in Form einer Konzession

Der Lenkungsausschuss kann in Form der Ad-hoc-Anweisung auf einen Offener-Punkt-Bericht des Projektmanagers reagieren, d.h. einer Änderung bzw. einem allgemeinen Anliegen zustimmen oder auch nicht.

Der Lenkungsausschuss kann proaktiv per Ad-Hoc-Anweisung auf den Projektmanager zugehen und eine Weisung aussprechen, z.B. das Projekt vorzeitig zu beenden, Informationen oder Beschlüsse von Stakeholdern außerhalb des Projekts einbringen oder sonstige Weisung von Seiten des Unternehmens- oder Programmmanagements.

Aktivität Ad-hoc-Anweisungen geben
Ereignis Weisungsanfrage des Projektmanagers, Gemeldete Ausnahme, Ratschläge und Entscheidungen des Unternehmens
Output Weisungsanfrage an Lenkungsausschuss, Ratschläge des Lenkungsausschusses, Anforderungen eines Ausnahmeplans, Vorzeitiger Abschluss
Melden Neuer Offener Punkt

Projektabschluss freigeben

Diese Aktivität sollte die letzte in einem PRINCE2-Projekt sein und das Projekt offiziell beenden. Zu dem formalen Abschluss gehört die Entlastung des Projektmanagers, Übergabe aller Produkte an die Verantwortlichen aus der Linienorganisation (Betriebs- und Wartungsumgebung) und das Kommunizieren des Projektabschlusses. Basis der Entscheidung, den Abschluss freizugeben, ist der Abgleich der aktuellen und ursprünglichen Version der Projektleitdokumentation und genehmigen des Projektabschlussberichts. Der Nutzenrevisionsplan wird vom Lenkungsausschuss geprüft und anschließend freigegeben. Der Plan wird an den Benutzervertreter übergeben, der nach Ende des Projekts im Namen des Unternehmens- oder Programmmanagements die Nutzenrevision verantwortet. Abschließend versendet der Lenkungsausschuss die „Ankündigung des Projektabschlusses“ wie in der Kommunikationsmanagementstrategie definiert.

Aktivität Projektabschluss genehmigen
Ereignis Empfehlung des Projektabschlusses, Ankündigung des Projektabschlusses
Input Projektleitdokumentation (Business Case), Projektabschlussbericht (Erfahrungsbericht, Empfehlung für Folgeaktionen), Nutzenrevisionsplan

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