Managing A Stage Boundary (SB)

Projekte sollten Ergebnisse erzielen, mit denen die Erreichung von strategischen Zielen unterstützt wird. Die Phasenübergänge des Projektes sind ideale Zeitpunkte, um den Projektfortschritt zu bewerten. In diesem Zusammenhang muss auch geprüft werden, inwiefern der angestrebte Nutzen noch erreichbar ist, bzw. ob dieser Nutzen noch die strategischen Ziele unterstützt.

Damit diese Bewertung durch den Lenkungsausschuss vorgenommen werden kann, stellt der Projektmanager im Rahmen des Prozesses Managen eines Phasenübergangs alle notwendigen Informationen zusammen und aktualisiert die entsprechenden Managementprodukte.

Der Projektmanager stellt sicher, dass alle Produkte der vergangenen Phase wie vereinbart hergestellt wurden, dokumentiert seine Erfahrungen, erstellt einen Phasen- oder ggf. Ausnahmeplan, aktualisiert den Projektplan, den Business Case und das Risikoregister und beantragt die Freigabe des Plans für die nächste Phase. Generell wird der Prozess Managen eines Phasenübergangs zu jedem Phasenende durchgeführt. Hierbei ist es unerheblich, ob das Phasenende planmäßig erreicht wurde oder eine Ausnahmesituation die bestehende Phase vorzeitig beendet und der Lenkungsausschuss einen Ausnahmeplan angefordert hat. Dieser Prozess wird nur in zwei Fällen nicht am Ende einer Phase ausgelöst, wenn entweder das planmäßige oder das vorzeitige Ende des Projektes erreicht wurde. In diesen Fällen wird der Prozess Abschließen eines Projekts ausgelöst.

Nächste Phase planen

Der Projektmanager wird mit Unterstützung der Spezialisten aus der Lieferebene einen Phasenplan für die nächste Phase erstellen. Hierfür müssen die Projektleitdokumentation, die Kundenqualitätserwartungen und Abnahmekriterien sowie der Projektlösungsansatz einbezogen werden. Denn hierin sind wesentliche Informationen und Anforderungen für die Teilprodukte der zu planenden Phase definiert. Zu jedem geplanten Produkt werden entsprechende Konfigurationsdatensätze angelegt, das Risikoregister und das Register offener Punkte werden entsprechend aktualisiert, im Qualitätsregister die Prüfungstermine für die Produkte der nächsten Phase eingetragen und die Verantwortlichen entsprechend informiert.

Es ist möglich, dass Personen aus dem Projektmanagementteam ausscheiden und/oder neue Mitglieder hinzukommen. Diese werden vom Projektmanager in ihre Rolle und Verantwortung eingewiesen und die organisatorischen Veränderungen werden in der Projektleitdokumentation dokumentiert.

Aktivität Nächste Phase planen
Ereignis Sich nähernder Phasenübergang
Input Projektleitdokumentation, Register offener Punkte, Risikoregister, Erfahrungsprotokoll
Aktualisieren Projektleitdokumentation, Konfigurationsdatensätze, Risikoregister, Register offener Punkte, Qualitätsregister
Erstellen Phasenplan (nächste Phase), Produktbeschreibungen

Projektplan aktualisieren

Auf Grundlage des Phasenplans und der Ergebnisse der vergangenen Phase wird der Projektplan aktualisiert.

Wie bereits erwähnt, werden auch bei der Aktualisierung des Projektplans die bekannten Schritte zur Erstellung eines Plans durchlaufen. Wenn in diesem Zusammenhang weitere offene Punkte oder Risiken identifiziert werden, müssen die entsprechenden Register ebenfalls aktualisiert werden.

Aktivität Projektplan aktualisieren
Input Phasenplan (aktuelle & nächste Phase), Projektleitdokumentation, Ausnahmeplan
Aktualisieren Register offener Punkte, Risikoregister, Projektleitdokumentation (Projektplan)

Business Case aktualisieren

Eine Aktualisierung des Projektplans macht in der Regel auch eine Aktualisierung des Business Case notwendig, da diese beiden Managementprodukte in ihren Kerninformationen übereinstimmen. Darüber hinaus können aber auch Entwicklungen in der Organisation sowie interne und externe Einflüsse die ursprünglichen Einschätzungen im Business Case hinfällig machen. Diese Veränderungen müssen sich dann in einem aktualisierten Business Case widerspiegeln. Dies ist besonders dann der Fall, wenn sich bekannte Risiken verändert haben, bzw. neue Risiken und/oder offene Punkte identifiziert wurden. Genehmigte Änderungen und Spezifikationsabweichungen können sich ebenfalls auf den Business Case auswirken.

Daher sollte der Business Case spätestens zum Phasenende auf diese Einflussgrößen hin geprüft und ggf. aktualisiert werden. Nicht jede Aktualisierung hat zwingend negative Konsequenzen, es können durchaus Umstände eintreten, die positive Auswirkungen auf den Business Case haben. Jede Änderung am Business Case hat grundsätzlich in Absprache mit dem Auftraggeber zu erfolgen, da er der Eigentümer des Business Case ist.

Die Beziehung zwischen Business Case und Nutzenrevisionsplan ist ähnlich dem zwischen Business Case und Projektplan. Wenn die Anpassung des erwarteten Nutzens notwendig wird, weil z.B. durch eine Änderung mehr Nutzen realisiert werden kann, muss der Nutzenrevisionsplan aktualisiert werden.

Aktivität Business Case aktualisieren
Input Risikoregister, Register offener Punkte, Projektleitdokumentation (Projektplan), Nutzenrevisionsplan
Aktualisieren Business Case, Nutzenrevisionsplan, Risikoregister, Register offener Punkte

Über Phasenabschluss berichten

Der Projektmanager fasst die Ergebnisse der aktuellen Phase zusammen und erstellt den Phasenabschlussbericht. Dieser informiert den Lenkungsausschuss und ggf. andere Stakeholder über:

  • die in dieser Phase erstellten Produkte
  • die durchgeführten Qualitätsprüfungen und deren Ergebnisse
  • benötigte Zeit, angefallene Kosten und eventuelle Toleranzabweichungen
  • die Ergebnisse eventueller Nutzenrevisionen
  • gemachte Erfahrungen
  • Veränderungen in der Organisationsstruktur und dem Projektmanagementteam
  • die Zielerreichung der vergangenen Phase

Zusätzlich gibt der Projektmanager noch eine persönliche Bewertung des Projektfortschritts und des Business Case ab. In diesem Zusammenhang beurteilt er, ob aus seiner Sicht die Projektziele noch erreicht werden können bzw. was getan werden muss, um diese noch zu erreichen.

Sollte eine Ausnahmesituation auftreten, kann der Lenkungsausschuss von einem formalen Phasenabschlussbericht absehen, wenn z.B. bereits kurz nach dem Phasenbeginn die Ausnahme an den Lenkungsausschuss eskaliert wurde.

Abschließend stellt der Projektmanager den Antrag zur Genehmigung eines Phasen- oder ggf. Ausnahmeplans.

Aktivität Über Phasenabschluss berichten
Input Projektleitdokumentation (Business Case, Kommunikationsmanagement)
Erstellen Phasenabschlussbericht (aktuelle Phase), Erfahrungsbericht
Ereignis Antrag auf Genehmigung des nächsten Phasenplans, Antrag auf Genehmigung eines Ausnahmeplans

Ausnahmeplan erstellen

Eine Ausnahmesituation im Projekt ist dann eingetreten, wenn die Phasentoleranzen überschritten wurden bzw. eine Überschreitung absehbar ist. Der Projektmanager eskaliert in diesem Fall einen Ausnahmebericht an den Lenkungsausschuss. Der Lenkungsausschuss kann nun im Rahmen einer Ad-Hoc-Anweisung einen Ausnahmeplan anfordern.

Das Vorgehen ist das gleiche wie bei der Erstellung eines Phasenplans; es werden die notwendigen Spezialisten hinzugezogen und die Ausnahme wird in den Überlegungen betrachtet. Dieser Ausnahmeplan ersetzt – wenn er vom Lenkungsausschuss freigegeben wurde – den Phasenplan.

Auch hier sind offene Punkte und Risiken in den entsprechenden Registern zu aktualisieren. Die Projektleitdokumentation wird ebenfalls angepasst, die Konfigurationsdatensätze für die Produkte werden neu erstellt bzw. aktualisiert.

Zu guter Letzt wird das Qualitätsregister mit den neuen Prüfungsterminen der Produkte aktualisiert.

Ausnahmepläne werden ausschließlich dann erstellt, wenn der Lenkungsausschuss sie anfordert.

Aktivität Ausnahmeplan erstellen
Ereignis oder Input Anforderung eines Ausnahmeplans
Input Phasenplan, Ausnahmebericht, Register offener Punkte, Risikoregister, Projektleitdokumentation
Erstellen Ausnahmeplan (inkl. Produktbeschreibungen)
Aktualisieren Register offener Punkte, Projektleitdokumentation, Konfigurationsdatensätze, Qualitätsregister, Risikoregister

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