Prozesse

Die 7 Prozesse

• Vorbereiten eines Projekts (SU)
• Initiieren eines Projekts (IP)
• Lenken eines Projekts (DP)
• Steuern einer Phase (CS)
• Managen der Produktlieferung (MP)
• Managen eines Phasenübergangs (SB)
• Abschließen eines Projekts (CP)

Prozessübersicht

Die sieben PRINCE2 Prozesse beschreiben die Aktivitäten, die für ein erfolgreiches Projektmanagement notwendig sind. Diese finden sich auf den verschiedenen Managementebenen innerhalb der Projektorganisation, „Lenken“, „Managen“ und „Liefern“, wieder.

• Lenken: Auf der Ebene „Lenken“ sind dem Lenkungsausschuss lediglich zwei Prozesse zugeordnet. Der erste, Vorbereiten eines Projektes, stellt die Basis für alle notwendigen Aktivitäten zur Bereitstellung eines Business Case Entwurfs dar. Der zweite Prozess Lenken eines Projekts deckt alle anderen Aktivitäten des Lenkungsausschusses ab. Hierbei handelt es sich um wichtige Entscheidungen, die ausschließlich dem Lenkungsausschuss vorbehalten sind.
• Managen: Der Ebene des Projektmanagements sind eine ganze Reihe von Prozessen zugeordnet:
  • Vorbereiten eines Projekts (geteilte Verantwortung auf den Ebenen „Managen“ und „Lenken“)
  • Initiieren eines Projekts
  • Steuern einer Phase
  • Managen eines Phasenübergangs
  • Abschließen eines Projekts

  Diese Prozesse beschreiben die verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten des Projektmanagers über den gesamten Lebenszyklus eines Projekts. Sie bilden die Grundlage, um dem Projektmanager für jede Phase des Projekts die richtigen Werkzeuge an die Hand zu geben. Sie stellen außerdem eine Art „Guide“ dar, der dem Projektmanager Handlungsempfehlungen für nachfolgende Schritte gibt.

• Liefern: Der einzige Prozess auf dieser Ebene ist Managen der Produktlieferung und er beschreibt, welche Aktivitäten aus Sicht des Projektmanagements von dem bzw. den Teammanager(n) erwartet werden. Wichtig ist hierbei, dass nur die Aktivitäten aufgeschlüsselt sind, nicht jedoch detaillierte Beschreibungen, wie die zu liefernden Produkte herzustellen sind. Auch auf der Teamebene liegt der Schwerpunkt auf dem Management.

Es gibt noch eine vierte Managementebene, nämlich das Unternehmens- oder Programm-Management. Diese Ebene zählt allerdings nicht zum Projektmanagementteam. Das Unternehmens- oder Programm-Management entsendet lediglich einen Stellvertreter (den Auftraggeber) in das Team, um sicherzustellen, dass die Unternehmensinteressen adäquat berücksichtigt werden. Zusätzlich werden auf dieser Ebene die Projekttoleranzen für den Lenkungsausschuss, also für die Ebene „Lenken“, definiert.

Die im Thema Fortschritt beschriebenen „Top-Down“ Steuerungsmechanismen, welche zu Berichterstattung und Weisungsanfragen „Bottom-Up“ führen, werden durch die Prozesse mit konkreten Aktivitäten gestützt.

Die Prozessaktivitäten beschreiben also: „Wer macht was und wann?“. Die Managementprodukte sichern die Kommunikation zwischen den Prozessaktivitäten und bilden eine Reihe an Informationen ab, die bei jeder einzelnen Aktivität notwendigerweise vorhanden sein sollten und/oder als Output entstehen sollten. Diese Informationen ermöglichen dann die richtige Entscheidung zum richtigen Zeitpunkt zu treffen und ermöglichen somit die effiziente Steuerung des Projekts.

Art und Umfang des Projekts bestimmen, wie die in den Prozessen beschriebenen Aktivitäten durchgeführt werden. Teilweise kann dies zeitgleich bzw. parallel erfolgen oder linear in einer bestimmten Reihenfolge. PRINCE2 schlägt hier in den Prozessabbildungen ein bestimmtes Vorgehen vor, das sich als Best Practice erwiesen hat. Dieses Vorgehen muss aber nicht in dieser Form in jedem Projekt eingehalten werden. Die Aktivitäten können durchaus iterativ durchgeführt werden, bis entsprechende Ergebnisse erzielt werden und ein Weiterarbeiten möglich ist. Diese Iterationen sind nicht zusätzlich abgebildet, um die Übersichtlichkeit der Grafiken nicht zu gefährden.

Jedes Projekt durchläuft einen Lebenszyklus, der sich in verschiedene zeitliche Phasen gliedert. Ein PRINCE2-Projekt beginnt mit vorbereitenden Aktivitäten. Diese liegen noch vor der eigentlichen Projektlaufzeit und werden in Vorbereiten eines Projekts beschrieben. Anschließend beginnt die eigentliche Projektlaufzeit. Sie wird nach PRINCE2 in die sogenannten Managementphasen unterteilt.

Der Lebenszyklus gliedert sich wie folgt:

Vor dem Projekt und damit der Prozess Vorbereiten eines Projekts wird durch das Projektmandat des Unternehmens- oder Programmmanagements ausgelöst. Im Prozess wird der Umfang des Projekts geprüft, ein Entwurf des Business Case erstellt und eine Organisationsstruktur entworfen. Die Ergebnisse des Prozesses werden in der Projektbeschreibung zusammengeführt.

Als Initiierungsphase wird der Teil des Lebenszyklus bezeichnet, der auf Basis der Projektbeschreibung alle notwendigen Planungen und Vorbereitungen für die Durchführung des Projekts vornimmt. Dazu gehört die Erstellung eines Projektplans, das Einrichten von Steuerungsmechanismen, das Aufsetzen aller notwendigen Strategien und auch das Vorbereiten und Anpassen der notwendigen Register.

Nachfolgende Phase(n) sind entweder eine oder mehrere Managementphasen, in denen die geplanten Produktlieferungen vom Projektmanager gesteuert werden. Der Projektmanager überwacht und steuert dabei die Kosten, die Zeit, die Qualität, den Umfang (z. B. bei Änderungsanträgen), die Risiken und den Nutzen der jeweiligen Phase.

Die letzte Phase ist die Phase, in der das Projektendprodukt entsteht und der Projektmanager die Lieferung der letzten Produkte beauftragt. Darüber hinaus umfasst diese Phase des Lebenszyklus auch alle notwendigen Aktivitäten zum ordentlichen Abschluss des Projekts, wie die Bewertung des Projekts, die Übergabe und Abnahme der Produkte und die abschließende Planung der Nutzenrevision.

Ein vollständiges PRINCE2-Projekt besteht aus mindestens zwei Managementphasen: Der Initiierungsphase und einer nachfolgenden Phase, die dann auch gleichzeitig die letzte Phase ist. Ganz im Sinne des Prinzips Steuern über Managementphasen wird zum Phasenende eine formale Bewertung, die sogenannte Phasenabschlussbewertung, durch den Lenkungsausschuss vorgenommen. Diese Bewertung bildet die Informationsgrundlage, um zu entscheiden, ob die nächste Phase freigegeben werden kann.

Für jede Aktivität sind entsprechende Verantwortlichkeiten definiert. Es wird aufgelistet, welche Rolle welche Art von Verantwortung für ein Managementprodukt in der entsprechenden Aktivität übernimmt:

• Erstellen (E) – Verfassen eines Managementprodukts
• Prüfen (P) – Bewertung eines Managementprodukts von einer vom Ersteller unabhängigen Person
• Genehmigen (G) – Freigeben/Genehmigen eines Managementproduktes