Der Business Case ist die geschäftliche Rechtfertigung des Projekts. Er stellt eine Verbindung zwischen der Strategie der Organisation und dem Projekt dar. Entfällt die geschäftliche Rechtfertigung, verliert das Projekt sein Existenzrecht. Dann muss das Projekt vorzeitig abgeschlossen oder bis zu einem gewissen Punkt fortgeführt werden, um ggf. einen Teilnutzen zu realisieren. Zweck des Business Case ist es, ein Werkzeug an der Hand zu haben, damit man jederzeit entscheiden kann, ob das Projekt noch wünschenswert, lohnend und realisierbar ist.
Bestandteile des Business Case
Der Detaillierungsgrad und Umfang des Business Case sind abhängig von Art, Größe und Umfeld des Projekts. Folgende Bestandteile sollten enthalten sein.
Gründe
Die Gründe warum ein Projekt durchgeführt werden soll und warum es für das Unternehmen notwendig ist. Hier wird meist die Problemsituation beschrieben, die das Projekt begründen. Meist werden die Gründe bereits mit dem Projektmandat mitgeteilt.
Erwarteter Nutzen
Der erwartete Nutzen beschreibt die messbare Verbesserung, die vom Projektergebnis erwartet wird. Falls das Projekt selbst keinen Nutzen generiert, sondern für das Ergebnis eines anderen Projekts notwendig ist, sollte dies hier beschrieben werden.
Optionen
Die Optionen beschreiben unterschiedliche Projekte, die begründen, wie das angestrebte Ergebnis und der erwartete Nutzen erzielt werden sollen. Der Auftraggeber kann sich zwischen 3 verschiedenen Arten von Optionen entscheiden:
- Minimumoption: Das Notwendige, um den erwarteten Nutzen zu realisieren, wird realisiert.
- Minimum-Plus-Option: Das Notwendige plus weitere ergänzende Maßnahmen werden realisiert. Neben dem erwarteten Nutzen kann zusätzlicher Nutzen erzielt werden.
- Nulloption: Was passiert, wenn kein Projekt durchgeführt wird. Diese Option sollte nie fehlen, da sie die beste Begründung für das Projekt und den damit verbundenen Business Case darstellt.
Risiken
Die Risiken nennen wichtige Unsicherheiten, Chancen und Bedrohungen, die den Business Case beeinflussen können oder die Kalkulation des Business Case bereits beeinflussen.
Erwartete negative Nebeneffekte
Die erwarteten negativen Nebeneffekte zeigen, sofern möglich, messbare Nachteile, die durch die Projektdurchführung entstehen werden oder bereits bekannt sind auf. Das Eintreten dieser negativen Nebeneffekte ist sicher.
Zeit
Die Zeit beschreibt den Zeitrahmen, innerhalb dessen das Projekt realisiert und der Nutzen durch die Produkte des Projekts eintreten.
Kosten
Die Kosten stellen eine Zusammenfassung aller Projekt-, Betriebs- und Wartungskosten sowie ihrer Finanzierung dar.
Investitionsrechnung
Die Investitionsrechnung nimmt eine Gegenüberstellung der Kosten für das Projekt, den späteren Betrieb sowie Wartung und des zu erwartenden Nutzens (meist als monetäre Darstellung) vor. Auch die Kosten der Nulloption (s.o.) fließen hier ein; also die Kosten, die bei Nichtdurchführung des Projekts entstehen.
Der Projektmanager kann verschiedene etablierte Techniken nutzen (z.B. Investitionsertrag (RoI), Barwertmethode, Sensibilitätsanalyse).
Output, Ergebnis und Nutzen
Der Output sind materielle oder auch immaterielle Produkte, die sogenannten Spezialistenprodukte. Zu den Spezialistenprodukten gehört beispielsweise auch das Projektendprodukt.
Das Ergebnis des Projekts sind die aus der Anwendung des Endproduktes (und der Teilprodukte) resultierenden Veränderungen für die Organisation.
Der Nutzen ist immer eine messbare Verbesserung, die aus dem Ergebnis resultiert und einen Vorteil bringt.
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Der Business Case ist eines der wichtigsten Managementprodukte für die Steuerung und Überwachung eines Projekts. Alle Entscheidungen, die der Lenkungsausschuss im Laufe des Projekts treffen muss, basieren auch immer auf dem Business Case. Eigentümer des Business Case und damit verantwortlich für den Inhalt ist der Auftraggeber. Er hat die Ergebnisverantwortung für das Projekt inne und ist damit auch verantwortlich für die Inhalte des Business Case.
Ist das Projekt Teil eines Programms, liegen die meisten benötigten Informationen für den Business Case bereits auf Programmebene vor und werden im Rahmen des Projektmandats übergeben.
Entwicklungspfad des Business Case
Der Business Case entwickelt sich über die Projektlaufzeit hinweg. PRINCE2 beschreibt dies in 4 Abschnitten:
- Entwicklung – Informationen zusammentragen, um eine Entscheidung zu treffen
- Verifizieren – Bewerten, ob das Projekt lohnend ist
- Pflegen – Im Business Case wird der Projektfortschritt aktualisiert und Veränderungen im Projekt werden berücksichtigt
- Bestätigung – Bewertung, ob der ursprüngliche erwartete Nutzen eingetreten ist bzw. während des Projektverlaufs, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist, den erwarteten Nutzen zu erzielen und/oder ob ggf. schon ein Teilnutzen erreicht wurde
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Business Case entwickeln
Im Prozess Vorbereiten eines Projekts wird vom Auftraggeber ein erster Business Case erstellt. Dies ist lediglich ein Entwurf und dient zur Einschätzung, ob eine genauere Planung dieser Projektidee sinnvoll ist, und somit eine Projektinitiierung freigegeben werden kann. Zu diesem Zeitpunkt sind weder die exakten Kosten noch der Zeitrahmen bekannt, da der Projektplan noch nicht erstellt worden ist. Im Gegensatz dazu werden die Gründe und der erwartete Nutzen bereits bekannt sein.
Mit der ersten Freigabe durch den Lenkungsausschuss beginnt die Projektinitiierung. Der Business Case wird vom Projektmanager auf Basis der Daten aus dem Projektplan verfeinert und wird damit wesentlicher Bestandteil der Projektleitdokumentation, dem Projektvertrag zwischen dem Projektmanagement und dem Lenkungsausschuss.
Business Case verifizieren und pflegen
Auf Basis des Business Case, bzw. zunächst des Business Case Entwurfs, bewertet und entscheidet der Lenkungsausschuss stets, ob sich das Projekt (noch) lohnt. Der Projektmanager wird im Rahmen des Prozesses Steuern einer Phase alle Ereignisse bewerten und die Auswirkungen auf den Business Case evaluieren. Dazu gehören offene Punkte (Probleme, Anliegen, Änderungsanträge und Spezifikationsabweichungen), Ausnahmen (Toleranzüberschreitungen) oder auch Weisungen des Lenkungsausschusses. Spätestens zum Ende einer Phase muss die tatsächliche Entwicklung des Projekts mit dem Business Case abgeglichen und alle relevanten Information im Business Case aktualisiert werden. Der Projektmanager wird diese Aktualisierungen in enger Absprache mit dem Eigentümer des Business Case, also dem Auftraggeber, durchführen.
Zum Phasenübergang wird der Lenkungsausschuss den aktuellen Fortschritt beurteilen und ggf. die Veränderungen im Business Case bewerten. Dies bildet die Grundlage für die erneute Verifizierung des Business Case und die Freigabe der nächsten Phase.
Nutzen bestätigen
An jedem Phasenübergang wird anhand des Business Case geprüft, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist. Das bedeutet insbesondere zu bewerten, ob der erwartete Nutzen noch realisierbar ist, bzw. bereits ein oder mehrere Teilnutzen (wie geplant) realisiert werden konnten. Der Nutzenrevisionsplan wird entsprechend aktualisiert. Im Prozess Abschließen eines Projekts dient der Business Case als Grundlage, um den Nutzenrevisionsplan letztmalig zu aktualisieren. Die Nutzenrevision findet dann nach Ablauf des Projekts statt und bewertet, ob der erwartete Hauptnutzen tatsächlich eingetreten ist.